16 SETTEMBRE 2021
IL PRESIDENTE SIMONE CICUTTIN HA ILLUSTRATO GLI SVILUPPI DEL PIANO DI COMUNICAZIONE ADOTTATO
Membri: Mario Andretta, Piergiorgio Baldassini, Enea Fabris, Giancarlo Ridolfo, Maurizio Sinigaglia, Bruno Tamburlini, Carlo Alberto Vidotto.
Piano Comunicazione (Aggiornamento 2021/22)
Il club ha sviluppato da alcuni anni una strategia pluriennale di comunicazione, sia interna che esterna (che in pratica si integrano o influenzano reciprocamente ) secondo le linee guida suggerite dal RI.
Prima del periodo fortemente condizionante della pandemia sono state sviluppate le seguenti azioni/strumenti di base dei quali prevediamo la piena ripresa quanto prima.
Comunicazione interna
Attivazione del sito di club sia quale presentazione del Rotary e del club che di informazione sia per i soci (Il Rotary, Consiglio, commissioni, iniziative, meetings, bollettino, directory, documenti riservati, archivio dei notiziari e pubblicazioni dalla sua nascita, archivio fotografico, ecc.) che per l’esterno.
Per fare in modo che TUTTI i soci venissero informati dell’attività in corso si è richiesto ai presidenti di commissione di pubblicare il loro programma e fornire notizie sulla loro attuazione.
La comunicazione operativa del gruppo di soci più attivo è stato sinora fatta con un gruppo Whatsapp (da vedere se la nuova discussa versione continuerà a venire utilizzata).
Preso atto che raramente i soci visitavano il sito si è sviluppato un sistema di invio di e-Mail newsletter delle notizie pubblicate.
Comunicazione esterna
È stata creata anche una newsletter destinata ai contatti di istituzioni, media, associazioni, servizi sociali, scuole e relatori o ospiti del club che pubblica le notizie dell’attività del club. Il contenuto è stato rilanciato automaticamente via FB e Twitter. Per monitorare questi due strumenti si è chiesta la collaborazione del Rotaract.
Particolare attenzione è stata data alla diffusione di articoli che illustrano l’attività del Distretto e del Rotary International per far percepire la sua dimensione mondiale, ignorata o data per scontata spesso anche dai soci.
In quanto club di una località turistica visitata da milioni di persone si è installato un cartello Rotary di benvenuto all’ingresso e lanciato l’iniziativa “Welcome Desk” destinata ai rotariani in visita. Comunicata ai Rotary Club di Baviera, Austria, Slovenia e Ungheria che è servita anche a far percepire alle istituzioni l’effettiva internazionalità del Rotary.
La pubblicazione nel sito ha facilitato la realizzazione di un bollettino, stampato in 100 copie alcune delle quali inviate per posta alle principali autorità locali, e la sua disponibilità in PDF nel sito.
Il club partecipa adesso al progetto Pilota InterclubNews che propone analoghe e nuove funzionalità con un sito graficamente aggiornato unitamente a 4 altri club della provincia di Udine.
La comunicazione esterna locale è ovviamente tanto più efficace quanto lo sono le iniziative pubbliche del Club (Diversamente Arte, Premi, Ama Il tuo Mare, Il valore delle idee, ecc.).
Il Programma 2021/22
Per la comunicazione interna si riproporrà ai soci una serata di aggiornamento informativo. Con l’invito a suggerire come allargare la rete dei contatti e sollecitazione ai presidenti di Commissione di dare notizie anche in corso d’opera.
Si riprenderà la stampa del bollettino cartaceo (inviato anche ad un selezionato numero di autorità).
L’iniziativa Welcome Desk viene mantenuta con l’idea, da verificare, di una cartolina presenza “digitale” che permetta di mantenere un legame con i visitatori che lo desiderano.
La strategia sostanziale della comunicazione esterna sia verso opinion leader che istituzioni continua a puntare sulla gestione delle mailing list contatti (oltre 300) raggiunti dalle newsletter. Il numero è ampliabile dal momento in cui si riesca ad implementare un sistema di iscrizione alla newsletter che consenta di ottenere la conferma dell’autorizzazione all’invio oppure vengano definite modalità, gestibili da un club, per il rispetto del DPGR. Poter inserire facilmente nominativi di potenziali interessati sarebbe anche un aiuto per l’obiettivo indicato dal Presidente Internazionale “one brings one”.
La comunicazione verso l’Opinione Pubblica in generale è data dalle iniziative locali. Sia le iniziative “storiche” che quelle avviate recentemente hanno ottenuto notevole interesse. Margini di miglioramento esistono nell’organizzazione di presentazioni pubbliche sinora limitate dalla situazione contingente.
I contenuti:
Ovviamente si intendono illustrare le attività dirette del club nel proprio territorio. Ma a questo si intende sempre più unire l’illustrazione dell’attività del Distretto e del R.I. per riuscire a far percepire il club nel suo ben più ampio contesto.
Il messaggio sostanziale al quale si punta è riassumibile in: ogni rotariano, ogni anno ….. contribuisce a questo grande impegno locale, nazionale e mondiale. Ogni persona di buona volontà può contribuirvi.
Questo cercando di illustrare ai contatti del club le cinque grandi linee di azione sulle quali il Rotary si sta impegnando.